站長資訊網在之前的文章《Excel圖表學習之創(chuàng)建有目標值的多系列多條件柱狀圖》中，我們了解了一個Excel圖表教程，而今天我們分享一篇整理考勤數(shù)據(jù)的教程，就簡單兩個公式，學會后，不管你公司有多少人都不帶怕的。
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考勤機幾乎是每個公司都會使用的，而每到月初月末，整理考勤機導出的考勤數(shù)據(jù)，需要耗費我們大量的時間，今天教給大家兩個公式，一分鐘就可以整理出考勤數(shù)據(jù)。
我們平時從考勤機導出的考勤數(shù)據(jù)，通過Excel打開后基本都是這樣的格式：
為了進一步統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)，希望將上面的這種格式整理為這樣的效果：
每人每天的打卡記錄在同一行，并且根據(jù)上下班時間比對后標注出異常情況。
上下班時間規(guī)定如下：
上午上班時間8:00，上午下班時間12:00，下午上班時間13:30，下午下班時間17:30
要實現(xiàn)這種效果的轉換，感覺是非常麻煩的一件事，其實只要掌握兩個公式和一些基本的操作技巧，一分鐘就可以完成，下面就來看看如何實現(xiàn)吧。
一、基礎數(shù)據(jù)整理
在基礎數(shù)據(jù)的右邊添加幾列，將時間分為上午上班、上午下班、下午上班和下午下班四列，并且標注出對應的時間：
將卡號、人員和日期三列復制到右邊對應的位置，然后使用“刪除重復項”功能：
點擊確定后會刪除重復的內容，每人每天只保留一行：
接下來的任務就是將對應的打卡時間填入對應的位置，并且對異常數(shù)據(jù)不顯示具體時間，只顯示異常兩個字。為了實現(xiàn)這個目的，需要使用兩個公式來配合，下面先看第一個公式。
二、使用公式備注打卡時間
為了便于對打卡時間進行統(tǒng)計，首先要根據(jù)上下班時間進行備注，實現(xiàn)下圖中的效果：
根據(jù)上下班時間需要分為四種情況：
1、8點以前打卡視為上午上班；
2、12點以后打卡視為上午下班，考慮到還有下午上班這個因素，人為規(guī)定12點到12點30之間打卡為上午下班；
3、同理，人為規(guī)定13點到13點30之間打卡為下午上班；
4、17點30以后打卡為下午下班；
5、除此之外的時間打卡均為無效，顯示空白。
E2單元格公式為：
=IF(D2<=$K$1,$K$2,"")&IF(AND(D2>=$L$1,D2<=$O$1),$L$2,"")&IF(AND(D2>=$P$1,D2<=$M$1),$M$2,"")&IF(D2>=$N$1,$N$2,"")，雙擊填充可實現(xiàn)圖中的效果。
第一個IF為：=IF(D2<=$K$1,$K$2,"")
當d2（打卡時間）小于等于k1（上午上班時間）時，if函數(shù)的結果為k2（上午上班這四個字），否則返回空值；
第二個if為：IF(AND(D2>=$L$1,D2<=$O$1),$L$2,"")
當d2（打卡時間）大于等于L2（上午下班時間）同時小于等于o1（人為規(guī)定下班打卡截止時間）時，if函數(shù)的結果為L2（上午下班這四個字），否則返回空值。
第三個if為：IF(AND(D2>=$P$1,D2<=$M$1),$M$2,"")
當d2（打卡時間）大于等于p2（人為規(guī)定上班打卡開始時間）同時小于等于M1（下午上班時間）時，if函數(shù)的結果為M2（下午下班這四個字），否則返回空值。
第四個if為：IF(D2>=$N$1,$N$2,"")
當d2（打卡時間）大于等于N1（下午下班時間）時，if函數(shù)的結果為N2（下午下班這四個字），否則返回空值。
完成了備注信息之后，就該把對應的時間填入對應的區(qū)域內，這時候可以用一個公式右拉下拉就能完成時間的填充，一起來看看是哪個神奇的公式吧。
三、填充時間
在K2單元格輸入公式：
=TEXT(SUMIFS($D:$D,$C:$C,$J3,$A:$A,$H3,$E:$E,K$2),"hh:mm:ss;;異常;")
右拉下拉即可完成時間的填充。
這個公式用到了兩個函數(shù)，text和sumifs，來看看公式的原理吧。
sumifs函數(shù)的結構為sumifs（要求和的數(shù)據(jù)區(qū)域，條件區(qū)域1，條件1，條件區(qū)域2，條件2……），在今天的例子里我們用了三個條件，實際求和的是D列，三個條件分別是日期、卡號和備注信息，符合三個條件的數(shù)字都是唯一的，所以求和結果和引用結果是一致的。
因此公式為：
SUMIFS($D:$D,$C:$C,$J3,$A:$A,$H3,$E:$E,K$2)
使用公式得到結果是這樣的一些數(shù)字，因為在Excel中，日期和時間的本質都是數(shù)字，整數(shù)代表日期，而小數(shù)就代表時間，將上述區(qū)域單元格格式改為時間再看看效果，數(shù)字都變成了具體的時間，如下所示：
實際上在進行了單元格格式設置后基本就達到目的了，為了完善顯示效果，同時強制顯示為時間格式，我們在sumifs外面再加了一個text函數(shù)，即使在常規(guī)格式下，也是按時間來顯示的，同時0所在的位置顯示為異常。
簡單解釋一下text的用法，text（數(shù)據(jù)，指定的格式），在本例中，第二參數(shù)格式定義為時分秒的顯示方式，字母h、m和s分別表示時分秒，都是兩位數(shù)字顯示。
格式代碼中的分號，可以按照數(shù)據(jù)類型單獨設置顯示方式，text規(guī)定將數(shù)據(jù)分成四種：正數(shù);負數(shù);零;文本。本例中正數(shù)按照時間格式顯示，負數(shù)和文本沒有指定格式就不顯示，而零顯示為異常兩個字。
關于text函數(shù)今天只是了解在本例的用法即可。
小結：
1、合理利用輔助列：考勤數(shù)據(jù)的整理歷來都是比較麻煩的問題，一步到位往往非常困難，此時合理的利用輔助列就能將問題的難度一下子降低不少。
2、公式不能萬能的：考勤的基礎數(shù)據(jù)就是時間，還有相關的規(guī)定共同組成了數(shù)據(jù)之間的邏輯關系，本例適合比較規(guī)范的情況，如果是多種班次并存的情況，就不能通過這種方法來實現(xiàn)了，還要結合每個人的班次對應的上下班時間來綜合考慮，就需要考勤機的配套軟件來完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)計匯總。
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