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小劉需要根據2010-2011兩年間的訂單記錄創建季度報表，以便分析各類圖書的銷售情況。面對如此龐大的訂單記錄，該從何下手呢?幸好財務部的小張告訴了他可以嘗試下Excel 的數據透視表功能，小劉不費吹灰之力就出色完成了領導交給的任務。
小劉基于現有數據，使用Excel 2010創建數據透視表，以快速合并和比較這些數據。他在數據透視表中，可以很清楚的看到各類匯總數據。
1、使用Excel 2010打開需要進行分析匯總的訂單記錄表后，將鼠標定位到數據表格的任意單元格中，然后切換到“插入”選項卡，并在“表格”選項組中單擊“數據透視表”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中執行【數據透視表】命令，打開“創建數據透視表”對話框，如圖1所示。
圖1 數據透視表命令
2、在對話框的“請選擇要分析的數據”區域中，確保選中“選擇一個表或區域”單選按鈕，在“表/區域”文本框中輸入需要進行分析的數據范圍(一般情況下，系統會自動選擇與當前光標所在單元格連續的數據區域或表格，此處為整個表格)，在“選擇放置數據透視表的位置”區域中確定放置數據透視表的位置，新工作表或現有工作表。本文選擇“新工作表”，如圖2所示。
圖2 選定數據區域
3、單擊【確定】按鈕，關閉對話框后，系統便會在一個新工作表中插入一個空白的數據透視表，如圖3所示。
圖3 空白的數據透視表
4、利用右側的“數據透視表字段列表”任務窗格，可根據需要向當前的數據透視表中添加數據。如，將“選擇要添加到報表的字段”區域中的“日期”字段拖至下面的“列標簽”區域，將“圖書名稱”和“銷量(本)”字段分別拖至“行標簽”和“Σ數值”區域，如圖4所示。
圖4 添加字段
此時，數據透視表中將自動出現對應的數據，如圖5所示。
圖5 對應的數據
由于小劉需要按年和季度來匯總各類圖書的銷量，所以需要對數據透視表中的“日期”字段進行分組。
5、在數據透視表中，選中列標簽中的任意一個日期，然后切換到“數據透視表工具”的“選項”上下文選項卡中，單擊“分組”選項組中的【將字段分組】按鈕，如圖6所示。
圖6 將字段分組
6、在隨即打開的“分組”對話框的“步長”區域，鼠標單擊，取消選擇默認的“月”，而選中“季度”和“年”，如圖7所示。
圖7 確定分組步長
7、單擊【確定】按鈕關閉對話框后，此時，便可在數據透視表中清晰地看到2010~2011兩年間每個季度的銷售情況，如圖8所示。
圖8 銷售情況
利用強大的數據透視表，便可輕松地將海量的訂單數據按自己的要求快速匯總，進而讓小劉出色地完成工作任務。
