實用Excel技巧分享：制作高效的搜索式下拉菜單

在之前的文章《實用Excel技巧分享：制作動態(tài)的甘特圖》中，我們學(xué)習(xí)了Excel制作動態(tài)甘特圖的方法。今天我們來聊聊Excel數(shù)據(jù)下拉菜單，介紹一下制作高效搜索式下拉菜單的方法，快來看看！

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工作中大家經(jīng)常會用Excel數(shù)據(jù)驗證制作下拉菜單，規(guī)范數(shù)據(jù)輸入、節(jié)省數(shù)據(jù)輸入時間。但是當(dāng)下拉菜單的數(shù)據(jù)選項很多的時候，就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)難找的困擾。比如下圖，下拉菜單中的數(shù)據(jù)選項太多，通過拖動旁邊的滾動條來“找出”需要的數(shù)據(jù)項很費時，直接降低了我們的工作效率。

那有沒有辦法解決這種選項多數(shù)據(jù)難找的問題呢？

有，我的方法就是搜索式下拉菜單！

就如同在百度上搜索，輸入關(guān)鍵字后會彈出下拉菜單顯示包含關(guān)鍵字的搜索題目供選擇。我們要做的效果就是在單元格中輸入關(guān)鍵字，然后點擊下拉菜單，菜單中只顯示包含關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)，從而提高數(shù)據(jù)錄入效率。

下圖是我們本次教程的數(shù)據(jù)源。注意，必須對數(shù)據(jù)源按關(guān)鍵字排序，升序降序都可以。

選擇E2:E6單元格區(qū)域點擊【數(shù)據(jù)】選項卡，單擊【數(shù)據(jù)驗證】，在彈出的“數(shù)據(jù)驗證”對話框的“設(shè)置”選卡中設(shè)置驗證條件為“序列”。

在來源中輸入公式：

=OFFSET($A$1,MATCH(E2&"*",$A$2:$A$17,0),0,COUNTIF($A$2:$A$17,E2&"*"),1)

公式說明：

這里主要使用OFFSET函數(shù)返回包含關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)。OFFSET函數(shù)的作用是根據(jù)指定的參照單元格，通過給定的偏移量返回新的引用數(shù)據(jù)。

OFFSET（參照系，行偏移量，列偏移量，新引用區(qū)域的行數(shù)，新引用區(qū)域的列數(shù)）

• 1.第一參數(shù)引用了A1單元格作為參照系。

• 2.第二參數(shù)用MATCH(E2&"*",$A$2:$A$17,0)確定行偏移量。MATCH為查找函數(shù)，根據(jù)查找值E2&”*”(*號是通配符，代表任意不確定字符)在$A$2:$A$17區(qū)域中查找，查找方式為0（精確查找）。當(dāng)E2單元格輸入關(guān)鍵字時，該函數(shù)將查找出包含關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)在$A$2:$A$17區(qū)域中第一次出現(xiàn)的位置。

• 3.第三參數(shù)為0，因為我們的數(shù)據(jù)源只有A列一列，所以列偏移量為0，表示不偏移。簡單來說，就是offset函數(shù)以A1單元格為參照，不橫向偏移，只向下偏移。

• 4.第四參數(shù) COUNTIF($A$2:$A$17,E2&"*")統(tǒng)計A2-A17區(qū)域內(nèi)滿足條件E2&"*"，也就是包含E2單元格內(nèi)的關(guān)鍵詞的單元格出現(xiàn)的次數(shù)，也就是最終在數(shù)據(jù)驗證下拉菜單中一共會出現(xiàn)幾行。

• 5.第五參數(shù)為新引用區(qū)域的列數(shù)，因為只有A列一列，所以為1。

如下所示：offset函數(shù)以A1為參照系向下查找，通過match函數(shù)在A2-A17中找到包含E2關(guān)鍵字“碎花”的數(shù)據(jù)第一次出現(xiàn)的位置是從A2開始的第10行，再通過countif函數(shù)找到總共有3行，最終在下拉菜單中返回這3行1列的數(shù)據(jù)。

再回到教程當(dāng)中。我們在“數(shù)據(jù)驗證”對話框“來源”中輸入公式后點擊“確定”。但是當(dāng)我們在E2單元格輸入關(guān)鍵字“碎花”后，會立馬彈出警告框，這是為什么呢？

原因是我們輸入關(guān)鍵字“碎花”后，由公式得到的下拉菜單中沒有只含“碎花”兩個字的選項，所以會報錯。

如下圖所示，我們需要再次選擇E2:E6單元格區(qū)域點擊【數(shù)據(jù)】選項卡【數(shù)據(jù)驗證】按鈕進入到“數(shù)據(jù)驗證”對話框中，在“出錯警告”選卡中取消勾選【輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告】選項，然后點擊“確定”即可。

最后在F2單元格輸入公式=IFERROR(VLOOKUP(E2,$A$2:$B$17,2,0),"") 。使用VLOOKUP函數(shù)在A2-B17單元格區(qū)域中查找E2數(shù)值所在位置，并返回對應(yīng)的第2列（也就是B列）庫存，0代表精確查找。當(dāng)查找不到返回錯誤值時用IFERROR函數(shù)將錯誤值轉(zhuǎn)為空。

至此，搜索式下拉菜單就制作完成啦！

搜索式下拉菜單可以成倍提高數(shù)據(jù)錄入效率，尤其是下拉菜單選項很多的時候特別高效。同學(xué)，趕緊打開你的excel去操作一下吧。

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